تعطیلات کے دوران گاہکوں کے ساتھ مؤثر طریقے سے بات چیت کیسے کی جائے؟

یہ نقطہ میرے پاس ایک دوست کے ساتھ اپنے اکاؤنٹنٹ کے ساتھ ہونے والے تجربے کے بارے میں بات چیت کے بعد لایا گیا تھا۔ HMRC کی طرف سے ایک متعلقہ خط موصول ہونے کے بعد جو غلطیوں سے بھرا ہوا تھا اور اس نے ادائیگیوں کا مطالبہ کیا تھا جو وہ پہلے ہی کر چکی تھیں، اس نے اپنے اکاؤنٹنٹ سے کچھ انتہائی ضروری یقین دہانی کے لیے مدد طلب کی۔ اکاؤنٹنسی فرم کے ساتھ ماہانہ £125 کے علاوہ VAT کا مستقل انتظام ہونے کے باوجود، جولائی کے وسط میں بھیجی گئی امداد کی اس کی درخواست کو ایک خودکار جواب دیا گیا جس سے ظاہر ہوتا ہے کہ ٹیم اسکول کی چھٹی پر ہے اور کچھ دنوں میں جواب دے گی۔ اس دوران، اس کا باقاعدہ بل بغیر کسی ناکامی کے آ گیا۔ چھ کام کے دن گزر گئے اس سے پہلے کہ اسے ایک مختصر اپ ڈیٹ ملے، "ہم اس پر غور کر رہے ہیں،" اور پھر خاموشی۔ دو ہفتے بعد، مزید معلومات کے بغیر، اس نے صرف ایک اور خودکار پیغام موصول کرنے کے لیے دوبارہ رابطہ کیا جس میں کہا گیا تھا کہ دفتر 30 اگست کو دوبارہ کھل جائے گا- بغیر کسی حل کے چھ ہفتے کا کل انتظار۔ نتیجتاً، میرا دوست اب ایک نئے اکاؤنٹنٹ کے لیے بازار میں ہے۔

تعطیل کے دوران کاروبار کے لیے مواصلاتی نکات

1 پیشگی انتباہ

اگر آپ نے اپنی تعطیلات کا پہلے سے منصوبہ بنایا ہے یا حال ہی میں وہاں سے نکلنے کا فیصلہ کیا ہے، تو اپنی ٹیم کو جلد از جلد مطلع کرنا بہت ضروری ہے۔ دو ہفتے کی چھٹی کا اعلان کرنے کے آخری لمحے تک انتظار کرنا آپ کے ساتھیوں پر غیر ضروری دباؤ اور بوجھ ڈال سکتا ہے، جنہیں آپ کی غیر موجودگی میں آپ کے کاموں کو سنبھالنے کی ضرورت ہوگی۔ اس میں شامل ہر فرد کے لیے تیاری کا مناسب وقت ضروری ہے، کم از کم ان لوگوں کے لیے جو کاروبار کے تسلسل کو یقینی بنانے کے لیے اضافی کام کر رہے ہیں۔

یہ مشورہ دیا جاتا ہے کہ اپنے ساتھیوں کو اپنی روانگی سے کم از کم ایک ماہ پہلے مطلع کریں، خاص طور پر اگر آپ اپنی تنظیم میں اہم کردار ادا کرتے ہیں۔ کسی بھی نظر اندازی سے بچنے کے لیے، اپنی ٹیم کو اپنی چھٹیوں تک آنے والے ہفتوں اور دنوں میں اپ ڈیٹ کرنے کے لیے یاد دہانیاں ترتیب دیں، ایک ہموار منتقلی کو یقینی بنانے اور کسی بھی غیر متوقع حیرت کو روکنے میں مدد کریں۔

2 ملازمتیں اور کاموں کو تفویض کریں۔

یقینی بنائیں کہ ہر تفصیل کو احتیاط سے احاطہ کیا گیا ہے۔ کسی بھی منظر نامے، ذمہ داری، یا ممکنہ مسئلہ کے لیے جامع تیاری کریں۔ ساتھیوں کو منتخب کرنے میں پہل کریں، خاص کردار ادا کرنے کے لیے ان کی رہنمائی کریں، اور ان کاموں کے بارے میں ان کی جامع تربیت میں وقت لگائیں جو آپ ان کے سپرد کر رہے ہیں۔ اگر کوئی آپ کے کلائنٹ کی بات چیت کے لیے قدم بڑھا رہا ہے، تو اسے ہر کلائنٹ کی منفرد ضروریات اور توقعات کے بارے میں تمام ضروری معلومات سے آراستہ کریں۔ اگر کوئی دوسرا شخص عارضی طور پر کسی ایسے پروجیکٹ کا انتظام کرتا ہے جس کی آپ قیادت کر رہے ہیں، تو انہیں بقایا مقاصد کی ایک مکمل فہرست فراہم کریں۔

ایک جامع گائیڈ تیار کریں جس میں ضروری فائلوں کے مقامات، مختلف منصوبوں کے لیے رابطوں، اور ہنگامی حالات سے نمٹنے کے طریقہ کار کی تفصیل ہو۔ مقصد یہ ہے کہ تعطیلات کے دوران آپ کے سکون میں خلل ڈالنے والے فوری سوالات کے سیلاب سے بچیں۔ محتاط انداز اپنانا یقینی بناتا ہے کہ آپ کی ذمہ داریاں قابل اعتماد ہاتھوں میں ہیں، جس سے آپ کو ذہنی سکون ملتا ہے۔

3 پہلے سے مواصلاتی چینلز تیار کریں۔

اگر آپ چھٹیوں کے دوران کلائنٹس کے ساتھ بات چیت کرنا بند نہیں کر سکتے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ آپ کو ضروری خطوط اور دستاویزات کہیں بھی مل سکتے ہیں۔ اب ایک بھی ہے آئی فون سے فیکس: فیکس ایپ، جو فیکس مشین کی جگہ لے سکتا ہے۔ اس آن لائن فیکس کو سمارٹ فون سے آزادانہ طور پر پروسیس، وصول اور بھیجا جا سکتا ہے۔ اگر آپ کے پاس فیکس ایپ اور آئی فون ہے، تو آپ کے پاس وہ سب کچھ ہے جس کی آپ کو دستاویزات کے ساتھ کام کرنے کی ضرورت ہے۔ اسی طرح اس مثال کے طور پر، آپ کو کلائنٹس کے ساتھ مواصلات کی دیگر اقسام کے ساتھ ایک مواصلاتی منصوبہ پر غور کرنا چاہیے۔

4 کام پر واپسی کا منصوبہ بنائیں

کچھ وقت کی چھٹی کے بعد دفتر واپس آنا اکثر مشکل محسوس کر سکتا ہے۔ آپ کو بغیر پڑھے ہوئے ای میلز، وائس میلز، میمو، اپ ڈیٹس، چیلنجز، اور فوری پوچھ گچھ کے برفانی تودے سے خوش آمدید کہا جائے گا۔

اپنے کام کے بہاؤ میں زیادہ آسانی سے واپس آنے کے لیے، یہ حکمت عملی بنانا ہے کہ آپ کے وقفے کے بعد آپ کا کیا انتظار ہے۔ اپنی غیر موجودگی کے دوران اہم واقعات سے آگاہ ہونے کے لیے ٹیم کے چند اراکین کے ساتھ ایک مختصر سیشن ترتیب دینے پر غور کریں۔ سب سے پہلے انتہائی اہم ای میلز پر توجہ مرکوز کرنے کے لیے اپنے ان باکس کو منظم کرنے کو ترجیح دیں۔ اپنی ٹیم کے ساتھ شفاف اور کھلی بات چیت کو برقرار رکھنا بہت ضروری ہے، جس سے آپ کو ان منصوبوں یا ذمہ داریوں پر ہونے والی پیشرفت اور پیش رفت کو اچھی طرح سے سمجھنے کی اجازت ملتی ہے جن سے آپ دور تھے۔

5 آفس سے باہر وائس میل سیٹ اپ کریں۔

یقینی بنائیں کہ ہر بنیاد کا احاطہ کیا گیا ہے اور تمام قابل فہم منظرناموں، کاموں، یا بحرانوں کے لیے اچھی طرح سے تیاری کریں۔ ساتھیوں کے ساتھ مشغول رہیں، انہیں مخصوص فرائض سونپیں، اور ان کاموں کے بارے میں جامع تربیت فراہم کریں جو آپ انہیں سونپ رہے ہیں۔ اگر کوئی کلائنٹ میٹنگز میں آپ کی نمائندگی کرے گا، تو انہیں کلائنٹس کی منفرد ضروریات اور ترجیحات کے بارے میں تفصیلی بریفنگ دیں۔ اگر کوئی دوسرا ساتھی آپ کی غیر موجودگی میں کسی خاص پروجیکٹ کی ذمہ داری سنبھالے، تو اسے مکمل کرنے کی فہرست فراہم کریں جس میں ہر اس کام کی تفصیل ہو جس کی تکمیل کی ضرورت ہو۔

ایک جامع گائیڈ تیار کریں جس میں اہم فائلوں کے ٹھکانے، مختلف منصوبوں کے لیے رابطے کے مقامات، اور ہنگامی حالات سے نمٹنے کے طریقہ کار کی تفصیل ہو۔ مقصد یہ ہے کہ آپ کے ساحل سمندر کے آرام میں خلل ڈالنے والے فوری ای میلز کے سیلاب سے بچیں۔ اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ آپ کے روانگی سے پہلے آپ کے پروجیکٹس ہنر مندوں کے ہاتھ میں ہیں، احتیاط کے ساتھ غلطی کرنا زیادہ دانشمندی ہے۔

نتیجہ

آپ کی عدم دستیابی کے بارے میں مؤکلوں کو پیشگی مطلع کرنا ایک دانشمندانہ عمل ہے۔ جب میں چھٹیوں پر ہوتا ہوں، مثال کے طور پر، میرے ریگولر کلائنٹس پہلے سے ہی جانتے ہیں کہ وہ اس مدت کے دوران کوئی کوچنگ سیشن شیڈول نہیں کر پائیں گے۔ میں نے موصول ہونے والے پیغامات کو تسلیم کرنے کے لیے ایک خودکار ای میل جواب ترتیب دیا ہے، جس میں ان تاریخوں کی وضاحت کی گئی ہے جو میں دفتر سے باہر ہوں گا۔ ان لوگوں کے لیے جن کی فوری پوچھ گچھ ہے، جواب میں ایک رابطہ نمبر شامل ہے۔ اس نمبر پر بھیجے گئے پیغامات مجھے ٹیکسٹ کیے جائیں گے، اور میں 24 گھنٹے کے اندر جواب دینے کا عہد کرتا ہوں۔